Recordatorios de cita, respuesta a leads, seguimiento de presupuestos, WhatsApp con pacientes, reseñas, reactivación... Buena parte de eso no necesita a una persona. Medimos dónde se te cae el paciente, rediseñamos ese proceso y lo ponemos en marcha. Tu software se queda. Tu equipo también.
No es un problema de personal. Es un problema de operación. Y tiene solución.
Un 20-25% de citas que no aparecen, aceptado como normal. Nadie confirma, no hay lista de espera activa y el hueco se detecta cuando el sillón ya debería estar ocupado. Cada hueco es dinero que no vuelve.
El formulario, Doctoralia o Google Ads recibe la solicitud de primera cita. Se responde al día siguiente. Fuera de horario, nunca. El paciente ya ha llamado a la clínica de al lado.
Implantes, ortodoncia: se entrega el presupuesto y ahí se queda. Si el paciente no llama, no llama nadie. No es que digan que no — es que no dicen nada, y se pierden en silencio, uno a uno.
Los pacientes escriben al móvil personal del doctor o de recepción. Sin registro, sin asignación, sin tiempo de respuesta. El mensaje de las 22h se lee a las 7 de la mañana. A veces se olvida.
El paciente contento se va encantado y no escribe nada: la buena reseña hay que pedirla, y en el momento exacto. Las malas sí llegan solas. Compites con una reputación mediocre contra la competencia, que sí las pide.
Nadie avisa al paciente que lleva once meses sin aparecer: la revisión depende de que se acuerde él. Y cada año se queda por el camino una parte de la base de pacientes que ya te había costado conseguir.
De cada 100 personas que preguntan, ¿cuántas terminan en tratamiento? Casi ninguna clínica lo sabe...
No te vamos a enseñar el porcentaje de otra clínica. En la auditoría medimos el proceso que elijamos tal y como funciona hoy en la tuya: cuántos casos entran, cuánto trabajo cuesta, cuánto tarda y cuántos se caen por el camino. De ahí sale la cifra, con la lógica de cálculo a la vista.
Quiero saber exactamente cuánto pierde mi clínica →No es un catálogo de servicios que se contratan por separado: son ámbitos del día a día de una clínica donde casi siempre hay margen. Cuál toca primero lo decide lo que veamos en la tuya, y todo se apoya en el software de gestión y las herramientas que ya usas.
Hoy el mismo paciente escribe por Instagram, luego por WhatsApp y luego llama, y cada vez empieza de cero con quien le coja —a veces en el móvil personal del doctor—. Unificamos la atención y dejamos que las dudas de siempre se resuelvan solas. Ahí sí usamos IA, con límites escritos: nada clínico se contesta solo.
La mayoría de consultas entran fuera de horario o cuando recepción tiene a alguien delante, y el que espera horas ya ha pedido cita en otra. Diseñamos esa primera respuesta para que llegue siempre y a tiempo, venga de la web, de Doctoralia, de Instagram o de una campaña.
Sostener una agenda llena cuesta llamadas, y aun así hay pacientes que no aparecen y huecos que nadie cubre. El paciente puede confirmar en un toque y reprogramar sin llamar, y el hueco que se libera ofrecerse solo a quien lleva semanas esperando.
Cada presupuesto de alto valor sin cerrar aparece con el motivo por el que está parado y ordenado por importe. Al que necesita tiempo para decidir no se le persigue. Al que le falta cerrar la financiación, hacerse una prueba o que alguien le conteste una duda, se le resuelve. Máximo 3 contactos.
Pedir la reseña y llamar al que hace un año que no viene son de esas cosas que se hacen cuando hay tiempo, y por eso casi nunca se hacen. Pasan a ser parte del proceso, y además se detecta al paciente que se fue descontento antes de que lo escriba en Google.
Cuando el informe llega el día 18, las decisiones que dependían de él llegan tarde. Pacientes nuevos, presupuestos pendientes, huecos por gabinete y conversión por fuente pueden estar delante cada mañana. Tu software se queda: Gesden, Clinic Cloud, Dentalink, Odontonet o el que uses.
Sin contratos eternos, sin proyectos que tardan un año, sin promesas vagas. Cuatro fases con entregables concretos.
Analizamos la operación real de tu clínica. Entregamos un diagnóstico escrito con el proceso por el que conviene empezar, y el porqué. Desde 490€ que recuperas si contratas.
Primero medimos ese proceso tal y como está hoy: ese es el punto de partida. Con él delante diseñamos cómo debería funcionar y qué sigue decidiendo una persona. Lo revisas con nosotros antes de tocar nada en tu clínica.
Primero lo que más duele en tu operación, luego el resto. Ves resultados desde la primera fase, no al final del proyecto.
Monitorizamos, ajustamos y mejoramos el sistema cada mes. Crece contigo. No te dejamos un manual y desaparecemos.
Llevo tiempo viendo lo mismo en empresas muy distintas: el problema no suele ser la falta de gente, sino la cantidad de cosas que dependen de que alguien se acuerde. En una clínica eso se llama recepción. Y no se arregla comprando una herramienta: se arregla mirando el recorrido del paciente de cerca y decidiendo qué no debería estar haciendo un humano.
Analizamos cómo funciona hoy tu clínica y te entregamos por escrito qué proceso conviene mejorar primero, cuánto trabajo cuesta y qué se puede esperar en horas y en euros. No es una llamada de venta. Es trabajo real.
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